А действительно ли вам нужны бизнес-процессы?
Если речь о небольшом стартапе, то, возможно, и нет. Но по мере роста организации и увеличения числа клиентов и найма новых сотрудников бизнес-процессы становятся критически важными для эффективной работы компании и достижения ее целей.
Но действительно ли вы понимаете что такое бизнес-процесс и почему они необходимы для развития и работы успешного бизнеса?
Если вы хоть на секунду задумались, эта статья для вас, она быстро познакомит вас с сутью и способами построить бизнес-процессы за 8 шагов.
Что такое бизнес-процесс?
Бизнес-процесс — это совокупность действий или процесс, который организация внедряет для достижения определенного результата. Он описывает точную серию шагов, которые должен предпринять каждый сотрудник для достижения определенной цели и получения описанных результатов.
Каждая задача в бизнес-процессе определяется и документируется в документе Стандартной операционной процедуры (СОП). Составление плана хорошего процесса требует участия членов команды, которые станут его непосредственными участниками. Правильно выстроенный бизнес-процесс позволяет сотрудникам работать эффективнее при меньшем контроле со стороны руководства.
Итак, в какую часть работы организации можно превратить в бизнес-процесс? На самом деле любую. От найма сотрудников и выставления счетов до привлечения новых клиентов. Налаженные бизнес-процессы обеспечивают бесперебойную работу всех подразделений компании.
Что подразумевает управление бизнес-процессами
Бизнес-процесс — это набор взаимосвязанных задач, которые необходимо выполнить для достижения бизнес-цели.
Целью управления бизнес-процессами является улучшение бизнес-процессов и ускорение достижения бизнес-целей. Это требует от руководства анализа и оценки всех процессов, чтобы определить наиболее эффективный способ работы.
Например:
- Какие задачи можно автоматизировать, а какие нет, и какие инструменты для этого?
- В каких процессах могут возникать задержки?
- Почему сбои в работе происходят на одних и тех же этапах? и тд.
- После анализа бизнес-процессов руководство должно внести соответствующие изменения в рабочий процесс для повышения его эффективности.
Хотя процессы жизненно важны для расширения и работы бизнеса, некоторые из них могут стоить дорого или требовать больше ресурсов, чем компания может себе позволить в данный момент. В этом случае процесс часто передается на аутсорсинг.
Например, малый бизнес с менее чем пятью сотрудниками может передать свои бухгалтерские или юридические услуги третьей стороне. Это называется аутсорсингом бизнес-процессов.
Почему так важны бизнес-процессы?
Создание удобного, стандартизированного и задокументированного бизнес-процесса — вот что помогает вашему бизнесу быстро расти.
1: АВТОМАТИЗАЦИЯ
Автоматизация задач делает процесс работы прогнозируемым и снижает потребность команды в контроле руководителя. Это позволяет владельцу бизнеса, найти время для для стратегических задач, заняться крупными клиентами или отвлечься от дел,не беспокоясь о том, что все развалится.
И давайте начистоту, бизнес работает эффективнее, если руководитель не занимается всем подряд.
2: ПОЛЬЗОВАТЕЛЬСКИЙ ОПЫТ
Налаженные бизнес-процессы гарантируют неизменно высокое качество сервиса клиентам. Это ключевой момент при масштабировании бизнеса.
Чтобы улучшить пользовательский опыт и удержать уровень качества обслуживания необходимо найти процессы, которые можно автоматизировать. Например, приветственное сообщение по электронной почте для новых подписчиков и автоматическое сообщение с благодарностью, когда кто-то покупает продукт.
Развитие этих вспомогательных процессов имеет решающее значение для предоставления персонализированного опыта.
3: ИНВЕСТИЦИОННАЯ ПРИВЛЕКАТЕЛЬНОСТЬ
Продажа бизнеса инвесторам может стать очень выгодной сделкой, но это возможно только при подготовленности этого бизнеса к продаже.
Инвесторы хотят приобрести отлаженную, работающую систему, которая может потребовать лишь незначительных корректировок. Если управление бизнесом полностью сосредоточено в руках владельца и завязано на нем, компания сильно теряет в цене.
4: ЛЕГКО СОБЛЮДАТЬ ПРОЦЕСС
Но самое главное, это установление “золотого стандарта” вашей организации. Все сотрудники понимают, как должен выглядеть финальный результат и как его достичь и кто за ответственен за ту или иную задачу. Потому они не дергают своих руководителей, ожидая их одобрения на каждом этапе работы.
Руководство тратит меньше времени на контроль и больше времени на улучшение процессов управления и стратегические вопросы (постановка целей, планирование, и увеличение прибыли компании). И это повышает эффективность всей организационной структуры.
А ключом к созданию процессов мирового класса является автоматизация.
Зачем нужна автоматизация бизнес-процессов?
Технологии расширяют возможности. Можно привести в пример популярного героя Тони Старка. Он миллиардер, плейбой, гений-филантроп. А с небольшой помощью технологий он становится Железным Человеком. Крутым супергероем, способным спасти мир.
Организации автоматизируют бизнес-процессы с для повышения эффективности и оптимизации своих операций. Руководители любят автоматизацию, потому что она экономит время, давая возможность сосредоточиться на процессах управления.
Автоматизация снижает затраты (программное обеспечение берет на себя выполнение некоторых задач сотрудников), минимизирует человеческий фактор (что снижает вероятность того, что что-то пойдет не так), и повышает продуктивность сотрудников (что увеличивает производительность компании вцелом).
Хорошим примером автоматизации бизнес-процессов служит автоматизация маркетинговых систем. Формы подписки на веб-сайте, уведомление пользователей о стадии выполнения заказа по электронной почте, смс уведомления после совершения покупки, платежные шлюзы для приема оплаты работают даже когда все сотрудники компании спят.
Это поддерживающие процессы, которые вы можете настроить один раз и забыть о них на какое-то время. Время, которое вы можете потратить на развитие компании.
Типы бизнес-процессов
Независимо от отрасли, практически каждый аспект управления организацией должен включать бизнес-процесс. Налаженные бизнес-процессы упрощают ведение бизнеса от выставления счетов клиентам до процессов адаптации новых сотрудников. Кроме того они повышают доверие клиентов к компании и напрямую влияют на степень удовлетворенности клиентов от сотрудничества с компанией.
Ниже перечислены несколько типов бизнес-процессов, но этот список ни в коем случае не является исчерпывающим:
Процесс управления человеческими ресурсами
Маркетинговый процесс
Процесс продаж
Бухгалтерский процесс
Партнерские программы
Процесс разработки продукта
Процесс найма
Почтовые рассылки
Пример бизнес-процесса
Бизнес-процессы имеют место в любой успешной компании. Ниже пример того, как может выглядеть процесс адаптации нового клиента:
Шаг 1.Потенциальный клиент заполняет форму на сайте.
На своем сайте вы размещаете контактную форму предназначенную специально для теплых лидов, заинтересованных в работе с вашей компанией, содержащую следующие поля:
Имя
- Почта
- Телефон
- Название компании
- Описание задачи
Процесс найма
Почтовые рассылки
Шаг 2: оценка лида и обратная связь по электронной почте.
Руководство или отдел продаж получает электронное письмо и проводит серию проверок. Например, они могут проверить веб-сайт потенциального клиента и каналы социальных сетей. Если компания относится к типу компаний, с которыми интересно работать, они отправят ответное письмо с вопросами и ответами.
В результате изучения бизнеса потенциального клиента будет установлено, сколько человек работает в компании, как долго они занимаются бизнесом, годовой оборот и т. д. Подобная оценка потенциальных клиентов помогает определить, подходит ли данная компания для сотрудничества.
Шаг 3: Если потенциальный клиент соответствует предъявляемым требованиям, назначается созвон.
Изучение данных дает понимание о перспективности потенциального клиента. Следующим шагом становится определение сильных сторон клиента и сторон, которые требует совершенствования.
Определяются цели и задачи. Клиенту необходимо донести, где вы можете принести пользу, как вы оказываете поддержку и каких результатов от вас можно ожидать.
Пример: Например, клиенты могут не только получать доступ к специалистам компании, но также доступ к полезным материалам, собранным компанией за годы работы. Это интеллектуальная собственность компании, переданная клиентам на блюдечке с голубой каемочкой для непосредственного внедрения в их бизнес, чтобы ускорить получение результатов. Но чтобы начать работу важно понимать своего клиента. Таким образом, первая встреча или онлайн звонок — жизненно важный шаг в процессе адаптации клиента.
Шаг 4: Подписание контракта
Обычно компания имеет набор шаблонов договоров на свои услуги. Эти шаблоны корректируются в зависимости от особенностей проекта и пожеланий клиента.
В договор вносятся все необходимые условия, после чего договор согласовывается, подписывается, а его копии передаются всем заинтересованным сторонам.
Шаг 5: Подготовка Команды
Каждый сотрудник, работающий с проектом должен иметь достаточную квалификацию. Необходимо провести встречу с командой, обсудить цели проекта и распределить роли.
Важно определить контактное лицо, к которому клиент может обратиться по всем вопросам проекта (это может быть менеджер по продажам или менеджер по работе с клиентами).
Необходимо убедиться, что распределение ролей зафиксировано в мануале.
Шаг 6: Назначение встречи-знакомства
На этом этапе происходит знакомство нового клиента с командой, которая будет работать над его проектом. Клиенту объясняется, как распределены роли, и излогается план проекта.
Снова проговариваются цели. Проходит демонстрация ПО и инструментов для связи, через которые будет вестись коммуникация по проекту. Клиент получает ответы на все свои вопросы.
Подробное описание процесса один из способов, улучшить пользовательский опыт.
Помните, что использование подобного бизнес-процесса может повысить удовлетворенность клиентов. Если вмешательство человека не требуется — автоматизируйте. Это упрощает процессы и снижает количество человеческих ошибок.
Следующим шагом будет построение вашего первого бизнес-процесса. Вот как.
Как построить эффективный бизнес-процесс внутри организации
1: Начните с определения цели
Определите цели для каждой задачи в процессе и решите, чего вы хотите достичь. Это может быть упрощение операций, повышение производительности и высвобождение времени руководства.
2: Планируйте процесс
Определив цели, приступайте к планированию процесса. Зачастую это требует общих обсуждений со всеми заинтересованными сторонами, вовлеченными в процесс.
Кто над чем и когда будет работать? Есть ли какие-то препятствия для построения процесса? Какое программное обеспечение необходимо для достижения ваших целей? .
3: Создайте карту процесса
После того, как вы спланировали рабочий процесс, запишите его. Запишите, какие ресурсы вам нужны. Кто чем занимается и когда. Какие инструменты нужны. И любой другой важный элемент.
Затем проанализируйте каждый шаг. Что можно улучшить? Что занимает больше всего времени или требует больше всего ресурсов? Возможно ли упростить процесс? Все это нужно учитывать при создании бизнес-процесса.
4: Распределите каждую задачу в процессе
Чтобы реализовать свой процесс, распределите задачи, какие-то задачи между сотрудниками, а какие-то задачи автоматизируйте.
5: Протестируйте процесс
Проведите тестирование процесса.. Это отличный способ выявить ошибки и неточности и внести соответствующие коррективы на раннем этапе.
6: Запускайте
Да, вы правильно поняли. Запускайте процесс.
7: Сбор результатов, анализ и корректировка процесса.
Залог хорошей работы бизнес-процессов это наблюдение за ними. То, что задачи выполняются, не означает, что процессы максимально оптимизированы.
Неоптимальные процессы стоят бизнесу денег, они тратят впустую ресурсы и время. Работа может дублироваться, не выполняться или выполняться не в срок.
Держите обратную связь со своей командой, узнавайте, есть ли у них какие-нибудь полезные предложения. Модернизируйте процесс, учитывайте более эффективные способы работы и оборачивайте это в свою пользу.
8: Масштабируйте
Практически вся деятельность организации должна укладываться в бизнес-процессы, поэтому, как только будет выработан золотой стандарт бизнес-процесса, его необходимо масштабировать на всю компанию.
Основные понятия
Мэпинг бизнес-процессов. Подобно карте, показывающей, как добраться из точки А в точку Б, отображение бизнес-процессов визуально детализирует каждый шаг в рамках операций организации. Например, можно представить процесс написания и публикации сообщения в блоге или разрешения конфликта с клиентами на схеме рабочего процесса.
Используйте отображение бизнес-процессов, чтобы оптимизировать операционные процедуры и убедиться, что все сотрудники компании видят, как дела обстоят. Отображение делает возможность моделировать бизнес-процесса.
Операционные процессы. Операционные бизнес-процессы, также известные как ядро или основные процессы, обеспечивают удовлетворение потребностей клиентов. Основные процессы — это действия, которые поддерживают бизнес в рабочем состоянии. Чтобы лучше понять какие процессы являются основными подумайте о том, без каких ежедневных действий ваш бизнес остановится. Те действия, которые вы сейчас назвали и есть операционные процессы.
Понимание, какие процессы необходимы для эффективного функционирования бизнеса, — верный способ сделать клиентов счастливее. Излишняя трата времени на второстепенные бизнес-процесс вредит отношениям с клиентами.
На некоторых предприятиях основные бизнес-процессы могут включать маркетинг, производство, рассмотрение вопросов или проблем клиентов и т. Д. Эти процессы необходимо хорошо задокументировать.
Вспомогательные процессы. Это процессы, которые поддерживают и помогают управлять операционными процессами организации. Например, в сфере разработки программного обеспечения вам нужен бухгалтерский учет для управления финансовой стороной вашего бизнеса.
Моделирование процессов. Визуальное представление рабочего процесса или бизнес-процессов организации. Он показывает набор действий, необходимых для выполнения каждой задачи. Это устраняет путаницу, повышает производительность и продуктивность, а также сокращает время простоя. Моделирование процессов является важнейшим элементом автоматизации процессов.
Совершенствование процессов. Ключевая составляющая управления бизнес-процессами. Совершенствование процессов направлено на анализ существующих процессов, выявление слабых мест и их реинжиниринг для повышения качества обслуживания клиентов и получения лучших результатов.
Процессы управления. Целью процессов управления является обучение и тренировка управленцев. Вот пять составляющих процесса управления: планирование, организация, кадровое обеспечение, руководство и контроль.
Автоматизация бизнес-процессов. Использование технологий или программного обеспечения для выполнения основных повторяющихся задач, что экономит время команды и деньги компании.
В завершение
Одной из важнейших целей бизнеса должна стать создание процессов.
Теперь, когда вы знаете, насколько важны бизнес-процессы для бизнеса, пришло время приступить к их созданию и внедрению. Вы хотите определить задачи, которые в настоящее время занимают много вашего времени, но не приносят финансовой пользы бизнесу? Создайте карту процессов, протестируйте их, назначьте ответственных членов команды и внедрите как можно скорее.
Как только вы освободите свое время, вы сможете сосредоточиться на аспектах бизнеса, которые способствуют росту.
Оригинал статьи на английском языке доступен по ссылке https://successwise.com/how-to-build-business-process/